Le paradoxe de l’e-mail

lundi, 06.05.2019

Patrick Joset*

Patrick Joset

La messagerie électronique est aujourd’hui et à juste titre l’outil informatique privilégié de la majorité d’entre nous. Près de la moitié de la population mondiale l’utilise et nous enverrons près de 300 milliards de mails - hors spam - en 2019! Consulter ses mails est habituellement la première chose que nous faisons en arrivant au bureau. Mais aussi sur notre téléphone portable dès que nous avons cinq minutes à patienter… Nous gardons en permanence la messagerie électronique ouverte en arrière-plan de notre ordinateur et sommes avertis dès l’arrivée d’un nouveau message, en moyenne tous les quarts d’heure selon les statistiques.

Cette frénésie et les mauvaises habitudes qu’elle engendre sont pourtant décriées par les éthologues et les spécialistes de l’organisation. Consulter ses mails le matin au moment où notre cerveau est le plus éveillé est une hérésie. Il serait plus judicieux de traiter son courrier électronique en fin de matinée, au moment où notre activité cérébrale ralentit. Il faudrait aussi désactiver toutes les notifications visuelles et sonores nous détournant de nos tâches de fond. Mais non, nous nous empressons de lire ce nouveau message de la directrice** qui pourrait être urgent ou important et auquel on répond dans la minute de peur de passer pour un procrastinateur. Et à l’encontre du bon sens qui voudrait que nous utilisions le téléphone ou le dialogue en ligne pour les sujets pressants.

La transformation numérique à large échelle de l’envoi, de la distribution et de la réception du courrier papier a commencé il y a une trentaine d’années avec l’apparition d’internet. Réel exemple de disruption digitale, la messagerie électronique a révolutionné nos habitudes. Pour le meilleur, et parfois le pire. Par exemple, une bonne partie des mails que nous envoyons et recevons sont échangés dans notre propre organisation. Et certains d’entre eux comportent un document attaché. Ils sont parfois envoyés à des dizaines de destinataires, qui les archiveront scrupuleusement pour les retrouver le cas échéant. Une dispendieuse perte de de temps d’efficacité et de giga-octets. Pour tous ces échanges internes, il serait bien plus judicieux d’utiliser un logiciel de collaboration et de communication unifiée. Ces outils permettent d’échanger en ligne et en direct avec le reste de l’organisation, par les moyens de communication les plus adaptés (vidéo-conférence, téléphone, dialogue instantané, messagerie). Les documents sont stockés à un seul endroit, avec l’assurance de les retrouver, de pouvoir les mettre à jour et les partager aisément. Avec efficacité, gain de temps et de place.

L’e-mail, voilà bien l’exemple emblématique d’un processus parfaitement digitalisé qui a débouché sur d’incontestables avantages. Mais qui a aussi son lot de conséquences impactant en profondeur nos modes de travail.

* Groupe ABISSA

* J’en profite, c’est encore tellement rare (pas qu’elle nous adresse un mail mais bien qu’elle occupe ce poste!)





 
 
 

AGEFI

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