La société du sans papier, une utopie à mieux adresser

jeudi, 28.02.2019

Stéphane Pfyffer*

Stéphane Pfyffer

C’est en 1978 que le concept du «paperless» a été évoqué pour la première fois par l’informaticien anglo-américain Frederick Wilfrid. Aujourd’hui, nous sommes loin de ce rêve.

Dans une étude menée en 2017, on apprend que 75% des 2400 employés interrogées pensent que «le concept de bureau sans papier est une utopie». On apprend également que les entreprises numérisent désormais le document plutôt que de conserver une copie et que les individus interrogés préfèrent lire directement sur le papier plutôt que sur les écrans. Paradoxalement on a complexifié un process, ce qui génère des inégalités de traitement. Comment revenir alors à plus de simplicité?

Tous les documents ne sont pas égaux face à la dématérialisation. Pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, certains secteurs ne peuvent avoir recours à ces procédés. Il en va ainsi, par exemple, des actes authentiques des professions notariées. Ces dernières doivent pouvoir présenter des originaux... La dématérialisation est un enjeu considérable pour ce secteur: chez notre voisin français, sur 3,8 millions d’actes authentiques en 2016, 45 % l’ont été certifiés électroniquement. Les baux immobiliers, les contrats et les procès-verbaux nécessitent aussi un traitement spécifique. A cela s’ajoute également une question de culture entrepreneuriale. Les professions artisanales n’ont pas la même appétence que d’autres aux solutions dématérialisées. Par une forme de conservatisme et aussi un accès moins aisé à l’informatique, des bouchers, des restaurateurs ou encore des coiffeurs se passeront plus difficilement de contrats ou de factures papiers. Dans ces cas, une GED (gestion électronique de documents) s’avère compliquée pour une question de coût, de résistance humaine et d’organisation. Comment répondre aux besoins de tous?  

Chaque situation est particulière et nécessite une grande souplesse. Les prestataires de services «ad-ministratifs» doivent proposer à chaque client des solutions de dématérialisation sur mesures, qui lui permettent de gagner du temps, de l’argent et sont parfaitement sécurisées. Si on peut atteindre les deux premiers objectifs en mettant en place une méthodologie efficace et rigoureuse, la sécurité, elle, repose sur la technologie et de ce fait a un coût. En ce qui concerne la gestion de factures papiers, aujourd’hui, il faut systématiser la démarche afin de ne toucher qu’une seule fois le document. On reçoit, on traite, on scanne et on détruit le document. Le gain de temps est assuré. Concernant la certification, des solutions lourdes, telles que le SwissID ou plus faciles à mettre en place, telles que le PDFA, sont proposées par des acteurs officiels. De nombreux autres outils proposent des signatures électroniques. Etant donné leur coût relativement élevé et la complexité de ces solutions, la mutualisation peut les rendre tout à fait accessibles, voire rentables, sachant qu’on peut disposer de ses documents à tous moments grâce au cloud.

C’est parce qu’elle reste une utopie que la société du sans papier est désirable et que les entreprises doivent mettre en oeuvre tous les moyens possibles pour y parvenir.

* Expert en finance et controlling, SP Conseils et Gestion






 
 

AGEFI



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