Au cœur de toute entreprise: le document!

mardi, 25.09.2018

Xavier Comtesse*

Xavier Comtesse

Dans une entreprise un document n’est rien d’autre qu’une forme matérielle ou immatérielle (papier ou fichier informatique) qui contient les données de la moindre activité de l’entreprise. Comptabilité, relation clients ou fournisseurs, production, stock, marketing, création..., tout y passe, tout est consigné dans des documents. Documents actifs (en chantier collaboratif) ou documents passifs (classés), ils représentent tout simplement l’entreprise. Qu’ils soient traités par plusieurs employés en simultané ou en différé, le document «voyage» dans l’entreprise. Il est en quelque sorte la sève du système.

Il «irrigue» ainsi toutes les branches de l’entreprise par l’apport de données, d’informations, de connaissances. Le document est à la fois le support et le contenu de l’activité.

Aujourd’hui, les choses se sont terriblement complexifiées.
Internet et la généralisation de la révolution «numérique» viennent bousculer le modèle «classique» de la gestion entrepreneuriale du document. En effet, le Web et les e-mails sont devenus des canaux importants pour la fabrication, le traitement et la circulation des documents. Mais désormais, les réseaux sociaux, les SMS, WhatsApp, le multimédia, les fils RSS, les blogs etc. modifient également en profondeur le rapport des entreprises aux documents, à l’information et à la connaissance.

Cette crise de la «pléthore» des canaux et des formats devient fatale pour certaines entreprises qui ne savent plus canaliser le flot des documents. Paradoxalement, plus «le numérique» se généralise, plus la question de la maîtrise des «flux» est essentielle avec la nécessité croissante de poser un autre regard sur le management des ressources et notamment des documents dans les entreprises. Il va donc falloir repenser le modèle organisationnel, reconsidérer les périmètres d’intervention, changer les paradigmes autour des documents et en conséquence ses pratiques métier. Un immense chantier en vue mais aussi une immense opportunité.

Une entreprise parisienne «Share.Place» rencontrée la semaine dernière, relève le défi. Leur vision est basée sur le document collaboratif. En quelque sorte, il faut enchaîné autour du document, le travail des employés et leur permettre de collaborer à la production et au traitement de tous documents. Le logiciel proposé par cette start-up dépasse, par une offre simple et multi-canal et le multi-format, les difficultés actuelles du travail en entreprise. Ils font fi de la multitude des versions, des supports et des messages.

Il «enchaîne» le tout dans une continuité souple et transparente. Tout le monde s’en mêle mais personne n’a besoin d’être responsable … il suffit de laisser le logiciel s’en occuper… le document est logiciel! Fini le temps perdu à chercher la dernière version, les derniers messages et les ultimes commentaires. Avec cette application, plusieurs personnes peuvent intervenir de manière simultanée sur le travail en cours tout en partagent et travaillent de manière collaborative sur l’ensemble des documents de l’entreprise où tout devient échangeable, transparent, consigné et sauvé.

On a ainsi une sorte de blockchain de la transaction de documents, sans les inconvénients des «mineurs». Cet outil sera essentiel au travail de toutes les entreprises à l’ère du numérique. Son usage est facile, intuitif, sécurisé et transparent.
Il faut se réjouir de l’existence de start-ups ingénieuses comme celle-ci qui prouve que le vieux continent a encore son mot à dire à l’âge du tout numérique. Après l’invention du web, de Skype, de Doodle, de Spotify, etc. l’Europe peut encore produire de l’intelligence numérique.

* Mathématicien






 
 

AGEFI



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