La numérisation du métier de la prévoyance vieillesse

mercredi, 10.01.2018

Serge Galofaro*

L’efficacité de la gestion des contrats de retraite concerne en priorité les experts de la prévoyance mais aussi chaque pensionné. Pour garantir les retraites, il faut être capable d’en optimiser la gestion, d’en réduire les coûts et améliorer l’accès à l’information. La digitalisation des données au sein des caisses de prévoyance se présente donc comme un enjeu stratégique. 

Dans un monde entièrement connecté, le dogme de la dématérialisation des données synonyme d’efficacité s’est installé. Pourtant, de nombreuses questions se posent. Tous les domaines d’activité sont-ils concernés également? N’y a-t-il pas des types de documents pour lesquels cette digitalisation pose problème? C’est une question fondamentale pour le secteur des institutions de prévoyance, car si l’archivage papier de toutes les pièces et justificatifs comptables nécessaires à la tenue du compte d’un assuré est proche de l’âge de pierre, il semble que le temps où l’on pourra se passer totalement de tout document physique a, quant à lui, des allures de science-fiction. 

Ceux qui y ont cru ont pu être confrontés à de graves problèmes juridiques, se retrouvant dans l’incapacité de présenter des originaux, qui sont nécessaires à l’exécution d’une prestation. Cette situation, est d’autant plus grave qu’elle peut nécessiter l’intervention de la justice. On l’aura compris, ici, le problème est moins celui de la transaction numérique, que la possibilité légale mais aussi réglementaire de digitalisation d’une preuve intangible.

Une solution telle que la signature numérique, ou le SwissID, loin d’être parfaite, nécessite une mise en place complexe et onéreuse et n’est pas accessible à tous, notamment aux personnes âgées. Or, la mise en place d’un tel processus requiert l’universalité. 

Si la digitalisation semble bien la voie à suivre, les organes de direction et les instances officielles devront se poser des questions fondamentales: quelle est la liste de documents à conserver impérativement en version papier? De quels types et pour quels usages? Sous quelle forme va-t-on garder la preuve d’accord d’un client?

Tous sont concernées. Du point de vue juridique, le législateur fixe le cadre légal. Sur le plan professionnel, les institutions de prévoyance doivent avoir une réflexion sur les types de services clients et les garanties (nouveaux usages et adaptations des aspects réglementaires). Au niveau interprofessionnel, ces mêmes institutions pourront s’accorder entre elles sur les bonnes pratiques et la définition de règles communes. 

Il est essentiel de dépasser cette situation empirique pour se mettre d’accord sur des ontologies et des typologies de documents qui devront, malgré leur dématérialisation, être physiquement archivées.

Ensemble nous devons faire en sorte que, dans la recherche de l’efficacité, nous n’éludions pas au passage les différents aspects de la sécurité. Et puisque le chantier du numérique est ouvert, tâchons de nous appuyer sur des fondations solides, qui englobent l’ensemble des bonnes pratiques du métier. Profitons de repenser dans leur intégralité tous les processus qui accompagnent le parcours de l’assuré tout au long de son cycle de vie, au sein de l’institution de prévoyance, tout en lui garantissant sécurité, confidentialité ainsi qu’une communication directe et efficace avec sa caisse de pensions.

*CEO Axiomtec Software






 
 
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