Sept stratégies pour simplifier votre organisation

dimanche, 30.06.2019

Christophe Clavé*

Un article de la Harvard Business Review publié en 2014 propose sur la base de nombreuses enquêtes réalisées en entreprise, «Sept stratégies pour simplifier l’organisation de votre entreprise». Les questions sous-jacentes à cet objectif de simplification sont multiples.

Il s’agit en premier lieu de réduire la complexité. Le temps passant, l’entreprise grandissant, se sont accumulées des couches de règles, de contraintes qui ont pour utilité de stabiliser l’organisation sur des bases les plus optimisées, mais qui comprennent règles inutiles et procédures redondantes. Dans une enquête de KPMG, les dirigeants identifient la complexité comme une des difficultés majeures pour l’entreprise. La question de l’allègement de l’organisation, c’est-à-dire des procédures et des règles internes ainsi que la clarification des rôles et responsabilités devient alors un élément de performance. 

Règle n°1: il faut débroussailler. Il s’agit de réduire le nombre de règles, de simplifier les procédures. Combien de personnes doivent elles approuver de petites dépenses? Y-a-t-il des goulots d’étranglement dans l’organisation administrative? Peut-on donner plus de pouvoir à plus de personnes pour désengorger les managers? Voici de bonnes questions pour démarrer. 

«On a toujours fait comme ça»

Règle n°2: se concentrer sur ce qui crée de la valeur pour le client. Avec le temps, de nombreuses activités sont réalisées dans l’entreprise sans qu’à la fin on sache vraiment pourquoi. Que de fois peut-on entendre «on a toujours fait comme ça»? Revisitez toutes les fonctions et activités de l’entreprise et posez la question de leur contribution à la création de valeur pour le client. Si vous avez du mal à répondre à cette question, réduisez pas à pas l’activité concernée et orientez les personnes et les ressources qui y étaient dédiées à des tâches qui créent de la valeur pour vos clients. 

Urgence et importance

Règle n°3: prioriser. La base de toute simplification commence par définir ce qui est vraiment important. Listez les activités (d’un service, les vôtres) sur deux axes. Ce qui est plus ou moins important et ce qui est plus ou moins urgent. Ne traitez que ce qui est important et urgent. Déléguez ce qui est urgent et peu important. Remettez à plus tard ce qui important et peu urgent. Oubliez ce qui n’est ni l’un ni l’autre. 

Règle n°4: allez au plus court. Une fois que vous avez identifié vos priorités, réglez-les. 

Règle n°5: «cesser d’être gentil». Il ne s’agit pas bien sûr de perdre votre humanité, ou de cesser d’être un manager éclairé, humain, mettant la motivation de ses collaborateurs au centre de son action managériale. Il s’agit cependant de dire les choses. Dans presque toutes les organisations, il existe un consensus sur certains services ou certaines personnes. Ils sont inefficaces, font perdre du temps aux autres, ne contribuent presque jamais aux objectifs de l’entreprise. Traitez cette question. Précisez les rôles, les résultats attendus, proposez de l’accompagnement pour aider les personnes concernées. Traitez la question humainement, dans la transparence et le respect de chacun. Mais traitez-la. 

Donner l’opportunité d’en faire plus

Règle n°6: réduire les échelons hiérarchiques et élargir les responsabilités de tous. Donnez à chacun l’opportunité d’en faire plus. Bien sûr soyez clair dans vos attentes, et proposez votre soutien. Ne présagez pas des capacités et incapacités. Jugez sur pièce. La dernière Règle n°7: recommencer sans cesse. Lorsque vous avez appliqué les 6 règles, recommencez.

*Professeur de stratégie & management INSEEC SBE





 
 
 

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